Обновления
Как обновляется база системы ГАРАНТ и как поставить документ на контроль
Актуальность в системе ГАРАНТ держится на трёх вещах. Первая — регулярные обновления базы: частота зависит от выбранного варианта поставки и настраивается под регламент организации, включая закрытый контур. Вторая — редакции: у каждого документа хранится история изменений с датами вступления в силу, и можно открыть текст на нужную дату или сравнить две редакции. Третья — постановка на контроль: вы отмечаете важные акты, ГОСТы и своды правил, и система сама сообщает, когда они изменились и что именно.
Контроль изменений
Как это выглядит в работе
Сценарий, ради которого функцию чаще всего и включают.
- Шаг 01
Отметить документы
Правила, ГОСТы, своды правил и акты, от которых зависят ваши внутренние документы.
- Шаг 02
Получить уведомление
Система сообщает об изменении и показывает, какие именно пункты затронуты.
- Шаг 03
Обновить свои документы
Инструкции, регламенты и договоры правятся до проверки, а не после предписания.
Кому это критично
Где контроль изменений даёт больше всего
- Охрана труда и промышленная безопасность — правила меняются регулярно, инструкции должны идти следом
- Строительство и проектирование — актуальность СНиПов и сводов правил проверяют при экспертизе
- Испытательные лаборатории и признанные организации — актуальность фонда НД проверяют при аккредитации и переосвидетельствовании
- Бухгалтерия и налоги — изменение нормы в середине периода меняет порядок расчёта
Вопросы
Что спрашивают чаще всего
Что такое постановка документа на контроль?
Вы отмечаете акт, ГОСТ или свод правил как важный. Когда документ меняется, система присылает уведомление и показывает, что именно изменилось. Это снимает необходимость вручную сверять редакции перед проверкой или переосвидетельствованием.
Можно посмотреть, какая редакция действовала год назад?
Да. У документа хранится история редакций с датами, тексты можно сравнить между собой. Это нужно, когда спор идёт о событиях прошлого периода.
Как обновляется система в закрытом контуре?
Порядок доставки обновлений согласовывается при подключении и настраивается под регламент организации. Для учреждений с ограничениями по внешним подключениям это стандартная процедура.
Посмотрите систему на своих задачах
Демонстрационный доступ бесплатный, функционал не урезан. Специалист покажет, как система решает именно ваши задачи.